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李利利:走出“制造工作”的困境
李利利
10月25日

有这样一个案例。A员工将上一年度的纸质版工作记录整理好提交档案室存档。在此过程中, A员工很负责任,便将三份本不属于纸质档案的电子文件打印出后一起存档,因为这三份文件与其中的工作内容相关。按照存档办法,电子文件文档无需经手人员打印后移交存档,而由档案室协同相关部门统一办理。移交过程中,档案室的B员工也很负责任,悉数照单全收。但认真清查后发现,纸质版的工作记录相关档案资料完备,但那三份文件因为发文编号不连贯而不符合规定。于是B员工要求A员工要么提供相应的连贯的编号文件,要么提供情况说明。

而A员工表示不理解也不想配合,因为自己本身是出于好心才多增加了那三份文件存档的,却因此惹来了麻烦。但B员工则坚持自己的观点,认为应当对事实与档案负责。于是,A员工与B员工就此事展开了多轮的沟通与协调,甚至还因此产生了些许的不愉快。最终的结果是A员工无奈又写说明又找文件,最后解决了问题。但B员工却要对那几份文件重复归档,无故增加了工作量。而整个过程中出现了“喧宾夺主”的转移与变化,本来重点工作是移交纸质档案记录,而附带了可有可无的几份文件,但后来花在“画蛇添足”的那几份文件上的时间与精力早就远远超过了原有工作本身。

最近有一个叫“制造工作”的词比较流行,所谓的“制造工作”的意思就是低价值或者无价值的重复作业或者虚假作业,看似在工作与忙碌,其实要么没有实际价值,要么根本就没有必要。再回到案例中分析不难发现,A、B两位员工都对工作很负责任,但两位员工却为了那“多此一举”的三份电子文件的打印件存档的事情耗费了很多精力,遗憾的是这种精力的投注是不值得也是毫无价值的。因为那三份文件本身会按照流程统一归档,此时归档除了增加工作量及沟通协调量之外,对工作本身并没有实际效能或价值提升。这就是典型的一种“制造工作”的现象。

其实在日常工作中,很容易陷入“制造工作”的困境之中,导致出现工作效率不高、重复循环作业、沟通协调成本增加、时间精力投注浪费等不良后果。而究其原因,一方面是因为有的员工在工作中没有准确把握住矛盾的主要方面和次要方面,另一方面是“制造工作”往往会以隐藏在认真负责等一些工作特质的外衣之下,不容易被大家所察觉。

而要解决问题,避免陷入“制造工作”的假象之中,则要明确“三个不同”。一是明确态度与方法的不同,认真的态度是所倡导的,但态度替代不了正确的方法,因此既要有负责的担当,更要有行之有效的方法与技巧。二是要明确流程与愿望的不同,好愿望不一定符合流程规章,既然流程已定,那么愿望不能超越或替代流程,而应遵守并尊重规则,既不能缺斤短两,亦不能画蛇添足。三是要明确行动与价值的不同,忙碌的工作是行动,考评工作的关键并不在于行动本身,却在于所产生的价值,不能本末倒置,而要以实际效能及价值来权衡及引导工作中的行动。

现实中,“制造工作”的现象客观存在且不易察觉,只有深刻认识到态度不同于方法、规则不同于愿望、行动不同于价值,在工作中以实际效能及价值为主线,集中精力抓住关键,聚焦重点,牢牢抓住矛盾的主要方面,才能逐步克服“制造工作”的现象,实现“真正工作”,持续提高工作的效能与价值。

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